Mijn nalatenschap vastleggen? Hoezo…?

Je onderneemt van alles, je doet je werk zo goed mogelijk en probeert een aantal risico’s af te dekken. Maar wie weet nou wat jij allemaal geregeld en georganiseerd hebt, zodat jouw gezin ook zonder jou de draad kan oppakken. Je partner heeft het er liever niet te vaak over, je kinderen zijn nog te jong of leven al hun eigen leven. En door wat jij dagelijks onderneemt en organiseert, verandert jouw nalatenschap voortdurend.

Ik ben Paul, bijna 30 jaar zelfstandig ondernemer en zolang er behoefte blijft bestaan aan mijn diensten zal ik blijven ondernemen. Naarmate mijn leeftijd toenam werd ik steeds onrustiger bij het idee van voortijdig overlijden en dat mijn partner en mijn kinderen dan zonder mij verder zouden moeten. Gelukkig ben ik, althans dat denk ik, in goede conditie en heb ik nauwelijks gezondheidsklachten. Ik werk vaak lange dagen, drink en rook, weliswaar met mate, maar sport ook zeer regelmatig en let op wat ik eet.

Ik ben partner bij Gidsz Organisatieadvies, eigenaar van ICT-Architects en heb links en rechts wat deelnemingen in jonge start-ups. Na 30 jaar ondernemerschap in een relatief gunstige economische periode hebben zich belangen ontwikkeld in onroerend goed in binnen en buitenland. De pensioenpot heeft de diverse crisissen redelijk overleefd en is, naast het vastgoed, samengesteld uit diverse beleggings- en kapitaalpolissen. Om de vrije tijd op een aantrekkelijke wijze door te kunnen brengen zijn er ook nog diverse vormen van bezit die relevante waarde vertegenwoordigen. Samen vormen deze belangen mijn nalatenschap en mijn gezin moet daar iets mee als ik er niet meer ben. En daar lag ik wel eens wakker van.

Waar lig ik wakker van…

Mijn vrouw en ik zijn nu meer dan 25 jaar bij elkaar en hebben een samengesteld gezin groot gebracht, bestaande uit onszelf, drie volwassen kinderen en twee geweldige kleindochters. Als jonge, beginnende zelfstandige stond ik nooit stil bij de gedachte dat ik in het leven niet alles zelf in de hand heb. Echter, naarmate ik richting 60 ging en er links en rechts toch relatief jonge relaties, familieleden en vrienden begonnen weg te vallen werd ik steeds vaker overvallen door de angst dat dit mij en mijn gezin zou overkomen. En dan, wat zou er dan met mijn gezin gebeuren?!

Ik had zelf al moeite om al mijn belangen overzichtelijk in beeld te houden, laat staan wat dat voor opgave zou worden voor mijn vrouw en kinderen. Bovendien, mijn vrouw en ik zouden ook gelijktijdig om kunnen komen op een van onze regelmatige vliegreizen. In beide gevallen zag ik de notaris al puzzelen en met mijn vrouw en/of kinderen worstelen met de vraag hoe met de diverse belangen en bezittingen zou moeten worden omgegaan. De inzet van een notaris is kostbaar maar soms wel noodzakelijk. Het zou echter zonde zijn om de notaris in te moeten zetten om te zoeken naar openstaande verplichtingen of tegoeden. De administratie daarvan is ook in eigen huis te vinden, maar is voor anderen dan mijzelf toch een hele puzzel.

Een spreadsheet onderhouden zou natuurlijk een optie zijn, maar wie zou mij dan garanderen dat de laatste versie van het desbetreffende Excel bestand terug gevonden zou worden in mijn laptop. Tenminste, als die niet ook samen met mij verloren zou zijn gegaan. Daarnaast was het ook geen geliefd onderwerp in de gesprekken met mijn vrouw en kinderen. Ondanks de liefdevolle druk die ik daar af toe dacht aan te kunnen leggen, kreeg ik ze niet zover om echt een keer de inhoud van het spreadsheet te beoordelen. “Kan dat ook een andere keer…?” Of “Doe mij de cabrio maar ouwe, de rest zie ik later wel”. Lekker dan. Geen idee wat ik daar mee moest. En ondertussen groeide de onrust en lag ik er zelfs van wakker van.

Foto: Pixabay

Je bent nooit de enige…

Tijdens een ondernemersdag met bevriende consultants (overwegend zelfstandige generatiegenoten) bracht een van onze partners het onderwerp aan de orde. De stelling was dat het digitaal kunnen vastleggen en beheren van je persoonlijke financiële belangen, kortom jouw nalatenschap, belangrijk is. Met name als deze belangen betrekking hebben op de wijze waarop je de bestaanszekerheden voor jouw gezin hebt georganiseerd. Vaak zijn deze belangen divers van aard en verspreid, dus lastig terug te vinden in jouw administratie. De vastlegging van deze gegevens in één overzicht zou een belangrijke zorg kunnen wegnemen bij veel ZZP’ers en ondernemers, maar ook bij werknemers in de hogere inkomenslagen. Bovendien kan zo’n overzicht het werk voor professionals die de afhandeling van een nalatenschap voor hun klanten verzorgen, zoals notarissen, accountants en nalatenschapsadviseurs, een stuk eenvoudiger maken. Dit overzicht hebben wij het nalatenschapsdossier genoemd.

Het nalatenschapsdossier, hoe werkt dat?

Voorjaar 2018 lag er een globaal functioneel dat is aanbesteed aan Move4Mobile (M4M) uit Zwolle, specialist in softwarematige oplossingen. Belangrijke criteria tijdens de aanbesteding was de kwaliteit van de voorgestelde oplossingen voor de opslag, de beveiliging en de privacy van het bestand. Wat je immers niet wilt is dat jouw gegevens, terwijl daar nog geen noodzaak toe bestaat, al voor anderen inzichtelijk zouden worden. M4M droeg hier de beste oplossingen voor aan en heeft in onze opdracht het nalatenschapsdossier gerealiseerd.

Het resultaat was een detailontwerp van een gestructureerde beheeromgeving waarbij in diverse categorieën nalatenschapsinformatie data konden worden vastgelegd. Inclusief upload functies voor documenten, zoals polissen, eigendomspapieren en foto’s, en ook eventuele instructies voor de nabestaanden. Echter, wel met de uitdrukkelijke garantie dat het databestand bij leven alleen voor de eigenaar benaderbaar zou zijn. Pas na ontvangst en validatie van een melding van overlijden kan de informatie toegankelijk worden gemaakt. Het Nabestaandenportaal is de beheerorganisatie die wij hebben opgericht om de veiligheid van het dossier te bewaken en namens de overleden klant leesrechten voor de nabestaanden te activeren. En dan alleen aan nabestaanden aan wie de dossiereigenaar bij leven leesrechten heeft toegekend.

Het nalatenschapsdossier geeft inzicht in de nalatenschap en neemt zorgen daarover weg bij onverwachts overlijden. Vragen waarop het nalatenschapsdossier antwoord geeft zijn bijvoorbeeld:

• Welke inkomensverzekeringen zijn van toepassing en waar komt volgende maand het inkomen vandaan? Wat moeten we daar voor regelen?
• Zijn er levensverzekeringen en uitvaartpolissen van toepassing? Waar moet het overlijden worden gemeld om een beroep te kunnen doen op overlijdensuitkeringen?
• Zijn er afspraken gemaakt over een nabestaandenpensioen en waar en hoe zijn deze opgebouwd en/of gefaciliteerd?
• Hoe zijn de geldstromen georganiseerd en zijn de bijbehorende bankrekeningen nu nog steeds toegankelijk of moeten de nabestaanden daartoe zo snel mogelijk een verklaring van erfrecht op halen bij de notaris?
• Zijn er zakelijke verantwoordelijkheden of verplichtingen die overgaan op de nabestaanden, zoals stemrecht in een besloten vennootschap of verplichtingen aan bezit of eigendommen. Zijn er zakelijke belangen die door de nabestaanden direct controleerbaar moeten worden gemaakt?
• Is er sprake van bijzondere wensen met betrekking tot de uitvaart, bepaalde materiele of vermogensbestanddelen als praktische aanvulling op het testament.

Het nalatenschapsdossier zoals wij dat ontwikkeld hebben biedt de mogelijkheid om al deze vragen voor de nabestaanden direct na de melding van overlijden te beantwoorden. En je voorkomt ermee dat jouw gezin naast het moeten verwerken van het toch al enorme verlies te lang in onzekerheid komt te verkeren over de toekomst. Simpelweg omdat ook het zoekwerk door jouw accountant of notaris vaak meer doorlooptijd kost dan verwacht. En bovendien omdat dit werk ook aanzienlijke kosten met zicht meebrengt, waarvan men vaak nog niet weet of men die dragen kan.

En nu…

Sinds ik zelf mijn nalatenschapsdossier heb ingevuld slaap ik een stuk rustiger. Mijn vrouw en onze drie volwassen kinderen weten ondertussen dat ze leesrechten op mijn dossier krijgen. Die leesrechten worden direct na mijn overlijden door Het Nabestaandenportaal geactiveerd. Met de informatie uit mijn dossier en alle gedachten en suggesties die ik daar verder in deel kunnen zij zich prima redden. Mijn vrouw is ondertussen zover dat zij ook een eigen dossier onderhoudt.

Afgezien van de winst van een betere nachtrust levert mijn nalatenschapsdossier mij een extra bonus op: ik kan nu al mijn relevante gegevens en informatie in één digitale omgeving beheren en bij gelegenheid naslaan, wat me veel tijd scheelt. Ik hoef geen 20 ordners meer af te lopen als ik bepaalde gegevens nodig heb voor andere doeleinden, want ik heb nu alle informatie in één digitale omgeving beschikbaar.

Herkenbaar? Heb je een vraag? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag.